Privacybeleid

Privacybeleid Fennek Advocaten

1 Inleiding

        1.1 Fennek verwerkt als advocatenkantoor gegevens over personen (“persoonsgegevens”). Fennek handelt daarbij als verwerkingsverantwoordelijke in de zin
van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (“AVG”).

        1.2 Bij de verwerking van persoonsgegevens door Fennek gaat het onder andere om gegevens van:

  • sollicitanten bij Fennek (hierna: “sollicitanten”);
  • personen die cliënt zijn of die werkzaam zijn bij onze cliënten (hierna: “cliënten”);
  • personen van wie Fennek producten of diensten afneemt of die daar werkzaam zijn (hierna: “leveranciers”);
  • derden, zoals personen die in dossiers van cliënten voorkomen, advocaten of bezoekers van www.fennek.nl (hierna: “derden”).

        1.3 In dit privacybeleid wordt het navolgende over de verwerking door Fennek van persoonsgegevens uiteengezet:

  • welke persoonsgegevens Fennek verwerkt ten aanzien van welke categorieën personen;
  • voor welke doeleinden de persoonsgegevens verwerkt worden en welke wettelijke grondslag dat heeft;
  • welke rechten de personen hebben van wie Fennek persoonsgegevens verwerkt;
  • met wie u contact kunt opnemen over dit privacybeleid en de wijze waarop Fennek persoonsgegevens over u verwerkt.

2 De persoonsgegevens die Fennek verwerkt

a. Sollicitanten

i) contactgegevens zoals NAW-gegevens, telefoonnummers, geboortedatum en -plaats;
ii) gegevens m.b.t. gevolgde opleidingen, cursussen, loopbaanverleden;
iii) gegevens die zijn verstrekt m.b.t. de sollicitatieprocedure, zoals het cv;
iv) andere gegevens waarvan de verwerking noodzakelijk is gelet op toepassing van wet- of regelgeving.

b. Cliënten

i) contactgegevens zoals NAW-gegevens, telefoonnummers, geboortedatum en -plaats, identiteitsbewijs, bankrekeningnummer;
ii) gegevens m.b.t. behandeling van de zaak;
iii) bankgegevens of andere financiële gegevens;
iv) andere gegevens waarvan de verwerking noodzakelijk is gelet op toepassing van wet- of regelgeving.

c. Leveranciers

i) contactgegevens zoals NAW-gegevens, telefoonnummers, geboortedatum, bankrekeningnummer;
ii) in sommige gevallen: een verklaring omtrent gedrag en gegevens omtrent een identiteitsbewijs;
iii) gegevens met het oog op het doen van bestellingen of het inkopen van diensten;
iv) gegevens met het oog op het berekenen en vastleggen van uitgaven en het doen van betalingen;
v) andere gegevens waarvan de verwerking is vereist ingevolge of noodzakelijk is met het oog op de toepassing van wet- of regelgeving.

d. Derden

i) contactgegevens zoals NAW-gegevens, telefoonnummers, geboortedatum;
ii) gegevens in verband met een bezoek aan onze website, zoals gegevens ten behoeve van identificatie van en communicatie met de bezoekers van de website of gegevens die worden vastgelegd om bezoekersstatistieken van onze website bij te houden;
iii) gegevens met betrekking tot elektronische berichten afkomstig van of bestemd voor derden en gegevens die noodzakelijk zijn met het oog op het onderhouden van het contact met deze derden;
iv) andere gegevens die ons door cliënten of derden worden verstrekt of die uit openbare bron worden verkregen in het kader van de behandeling van een zaak.

3 Doeleinden van gegevensverwerking en wettelijke grondslag

Fennek verwerkt alleen persoonsgegevens als daarvoor een wettelijke grondslag bestaat. Dat zijn de navolgende:
i) om de overeenkomst uit te voeren, dan wel in de precontractuele fase dit noodzakelijk is;
ii) om te voldoen aan een wettelijke verplichting, zoals de wettelijke verplichting de cliënt te identificeren;
iii) om de gerechtvaardigde belangen van Fennek te behartigen, waarbij geldt dat de belangen van Fennek zwaarder wegen dan de belangen van degene van wie de persoonsgegevens worden verwerkt. Onder zo’n gerechtvaardigd belang wordt verstaan het versturen van commerciële berichten aan cliënten t.b.v. relatiemanagement.
iv) verkregen toestemming van degene van wie de persoonsgegevens worden verwerkt.

Sollicitanten

De gegevens van sollicitanten verwerkt Fennek op grond van het gerechtvaardigd belang van Fennek alsmede omdat dit in de precontractuele fase noodzakelijk is. Het belang, althans de noodzakelijkheid  bestaat eruit om geschikt personeel te vinden. De gegevens worden niet verstrekt voor andere doeleinden en slechts aan degenen die belast zijn met de werving- en selectieactiviteiten bij Fennek of daarbij door haar zijn betrokken.

Cliënten

Fennek baseert het verwerken van uw persoonsgegevens in het kader van de overeenkomst van opdracht die zij met u gesloten heeft. Ter uitvoering van de overeenkomst van opdracht verleent Fennek u juridische diensten, waaronder advisering en het voeren van juridische procedures.  Daarnaast verwerkt Fennek persoonsgegevens om te kunnen voldoen aan wettelijke verplichtingen, zoals de administratie- of identificatieplicht of fiscale verplichtingen. Ook kan Fennek persoonsgegevens verwerken ter behartiging van haar gerechtvaardigde belangen, zoals het verbeteren van onze dienstverlening. Bij de grondslag toestemming zal expliciet om uw toestemming worden verzocht.

Leveranciers

Fennek verwerkt persoonsgegevens van leveranciers om uitvoering te kunnen geven aan de overeenkomst (zoals het doen van bestellingen of het inkopen van diensten) dan wel te voldoen aan wettelijke verplichtingen, zoals het voeren van een administratie of voor accountantscontrole. Ook kan Fennek persoonsgegevens verwerken ter behartiging van haar gerechtvaardigde belangen, zoals het onderhouden van contacten met leveranciers, alsmede het berekenen en vastleggen van inkomsten en uitgaven en het doen van betalingen.

Derden

Iedere websitebezoeker kan in het kader van onze online dienstverlening contactgegevens achterlaten op de website van Fennek. Fennek zal deze gegevens dan gebruiken om contact met u op te nemen en bewaren deze gegevens indien dat nodig is voor de beantwoording van uw vraag. Persoonsgegevens van derden kunnen ook verwerkt worden in het kader van de juridische dienstverlening van Fennek, het verzenden van informatie over de diensten van Fennek of het verlenen van toegang tot het kantoor van Fennek en (of) de website van Fennek.  Fennek doet dat op grond van haar wettelijke plicht dan wel haar gerechtvaardigde belang en soms bij toestemming van de derde.

4 Delen van persoonsgegevens

a. Sollicitanten

Fennek kan persoonsgegevens van sollicitanten delen met personen die zich bij Fennek bezighouden met de sollicitatieprocedures;

b. Cliënten

Fennek kan persoonsgegevens van cliënten delen met:

i) medewerkers van Fennek;
ii) leveranciers (bijvoorbeeld externe vertaalbureaus);
iii) wederpartijen, zoals advocaten;
iv) andere partijen wanneer toestemming is verkregen van de cliënt, dan wel wanneer sprake is van een wettelijke verplichting.

c. Leveranciers

Fennek kan persoonsgegevens van leveranciers delen met:

i) Medewerkers van Fennek
ii) andere partijen wanneer toestemming daarvoor is verkregen van de leverancier of wanneer sprake is van een wettelijke verplichting.

d. Derden

Fennek kan persoonsgegevens van leveranciers delen met:

i) Medewerkers van Fennek;
ii) leveranciers, waaronder vertaalbureaus en deurwaarders;
iii) cliënten of wederpartijen;
iv) andere partijen wanneer toestemming daarvoor is verkregen van de derde of wanneer sprake is van een wettelijke verplichting.

5 Beveiliging en doorgifte aan landen buiten de EER

1 Fennek past verscheidene technische en organisatorische maatregelen toe om uw persoonsgegevens te beschermen tegen vernietiging, verlies, wijziging of ongeoorloofde verstrekking of ongeoorloofde toegang. De medewerkers van Fennek zijn bovendien gebonden aan geheimhouding. In het geval Fennek gebruik maakt van diensten van derde partijen, zoals een IT-leverancier, zal Fennek in het kader van de bescherming van persoonsgegevens in een verwerkersovereenkomst afspraken vastleggen over afdoende beveiligingsmaatregelen.

2 In beginsel geeft Fennek uw persoonsgegevens alleen door indien dat noodzakelijk is voor haar juridische dienstverlening en daar een juridische grondslag voor is. Indien Fennek in het kader van haar juridische dienstverlening uw persoonsgegevens dient door te geven aan partijen in derde landen, buiten de Europese Economische Ruimte (EER) (bijvoorbeeld bij een internationale procedure), dan zal Fennek voor passende waarborgen zorgen zodat de doorgifte plaatsvindt in overeenstemming met de geldende privacywetgeving. Dat kan door een  contract te sluiten met de derde ontvanger dat overeenkomst met het model van de Europese Commissie of Autoriteit Persoonsgegevens.

6 Cookies

Fennek houdt gebruiksgegevens bij van de website(s) voor statistische doeleinden. De website van Fennek maakt gebruik van cookies van Google Analytics om, in hoofdlijnen, het gebruikersgedrag en algemene trends te volgen en rapportages te verkrijgen. Dit helpt om de werking van de website te verbeteren. Fennek heeft een verwerkingsovereenkomst met Google gesloten om zeker te stellen dat persoonsgegevens die in het kader van Google Analytics worden verzameld, alleen worden gebruikt om ons inzicht te bieden in de wijze waarop onze website wordt gebruikt. Ook hebben we de instellingen van de dienst zo aangepast dat de gegevens niet mogen worden ingezet door andere Google-diensten, en dat de laatste cijfers van alle in dit kader verzamelde IP-adressen direct worden gewist om het moeilijker te maken die te herleiden tot een specifieke bezoeker.

7 Bewaartermijnen

Fennek bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan strikt noodzakelijk is. Fennek bewaart uw persoonsgegevens:

– voor de doeleinden waarvoor uw persoonsgegevens worden verwerkt: voor sollicitanten niet langer dan vier weken na het einde van de sollicitatieprocedure, tenzij de betrokkene bij Fennek in dienst treedt of toestemming geeft om die langer (en ten hoogste een jaar) te bewaren:

-op basis van wettelijke verplichtingen: administratie/boekhouding niet langer dan zeven jaar en in een zaak niet langer dan twintig jaar na het afsluiten van een dossier.

8 Rechten van personen

  1. De wetgeving inzake de bescherming van persoonsgegevens kent personen de volgende rechten toe ten aanzien van persoonsgegevens die op hen betrekking hebben:i) het recht om te verzoeken of de hen betreffende persoonsgegevens worden verwerkt, en, zo ja, om daarin inzage te krijgen;
    ii) het recht om rectificatie en wissing van die gegevens te verzoeken;
    iii) het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking of om beperking van de verwerking te vragen;
    iv) het recht om toestemming voor de verwerking in te trekken, indien de verwerking gebaseerd is op uw toestemming;
    v) het recht op ontvangst of afgifte van uw gegevens aan een door u aan te wijzen organisatie, in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm;
    vi) afhankelijk van het land waar u woont, het recht om een klacht in te dienen bij een toezichthouder die toeziet op de naleving van de regels inzake de bescherming van persoonsgegevens. In Nederland is dit de Autoriteit Persoonsgegevens in Den Haag (www.autoriteitpersoonsgegevens.nl).
  1. Fennek zal een verzoek in verband met de uitoefening van deze rechten – voor zover mogelijk – in behandeling nemen op de wijze zoals voorgeschreven door de wet.

9 Contactgegevens

Om de hiervoor beschreven rechten uit te oefenen, kunt u een email sturen aan privacy@Fennek.nl. Voor klachten over de wijze van de verwerking van uw privacygegevens door Fennek, kunt u zich ook richten tot dit e mailadres. En mocht uw klacht niet naar tevredenheid zijn afgewikkeld, kunt u zich wenden tot de Autoriteit Persoonsgegevens.

10 Wijzigingen privacybeleid

Wanneer het privacybeleid wordt gewijzigd, wordt de gewijzigde versie van het privacybeleid op de website van Fennek gezet, met vermelding van de datum waarop de wijzigingen ingaan.